En 2023 (derniers chiffres disponibles), l’ANSM a procédé à 29 inspections d’essais cliniques, en augmentation par rapport à 2020 et les perturbations liées à la pandémie de COVID-19, et à un niveau proche de 2019. Aucun dossier n’a été transmis aux autorités judiciaires (un seul l’avait été en 2022).
Il existe plusieurs types d’inspection comme il existe diverses manières de les définir. Nous vous proposons de considérer les critères suivants :
Elles sont fréquemment groupées par 2 ou 3 (Investigateur et Promoteur par exemple).
Leurs objectifs sont constants :
Par analogie aux audits, les vérifications menées par les Inspecteurs de l’ANSM ne sont pas exhaustives (échantillonnage) et se limitent au champ de compétence de cette agence. Ce ne sont pas eux qui vérifieront dans le détail votre manière de traiter les Données à Caractère Personnel ni la conformité de ce traitement avec la Loi Informatique et Libertés ou le RGPD, qui sont du ressort de la CNIL en France. Ils s’intéresseront tout de même à certains aspects de ces traitements, comme les consentements et l’engagement de conformité aux Méthodologies de Référence.
Si une inspection peut survenir à tout moment (les inspections inopinées sont extrêmement rares en recherche clinique), elles nécessitent deux types de préparation.
La préparation « de fond », quotidienne, qui correspond aux activités de Gestion de Projet, de Management de la Qualité (Assurance Qualité et Contrôle Qualité, Gestion du risque, Maitrise du Changement etc.) et la préparation ad hoc, c’est-à-dire celle à mettre en œuvre lorsque vous recevez une notification d’inspection.
Toute recherche clinique doit être réalisée dans le respect des dispositions législatives et réglementaires applicables, et de manière à garantir les droits et la sécurité des patients et, que les données générées sont fiables.
Ceci passe par une approche systématique que l’on peut résumer par le « Management des systèmes intégrés » : un système de management de la qualité complet et efficient, des processus définis, validés, compris et appliqués, la gestion des risques et des modifications ainsi qu’une chaine de responsabilité claire et cohérente.
Pour en savoir plus sur ce sujet, vous pouvez consulter notre article « Les systèmes de management intégrés ou l’évolution de l’approche qualité en recherche clinique et en Pharmacovigilance ».
La possibilité d’une inspection peut aussi s’anticiper comme un risque, à prendre en compte dans l’analyse de risque propre à chaque essai, et plus largement aux systèmes de management du Promoteur. Dans un contexte où les moyens (humains et matériels) ne sont pas illimités, et où tous les essais n’ont pas le même niveau de complexité ou de risque pour la santé ou les droits des personnes, cette approche vise également à rationaliser les moyens et optimiser l’efficacité.
Le fait de recevoir une notification d’inspection est assez diversement perçu, avec un large éventail de réactions qui vont de l’indifférence (délétère) à la panique (tout aussi délétère).
Il va donc falloir mobiliser les équipes concernées au juste niveau, pour être prêts et que l’inspection se passe du mieux possible. Parmi les quelques mots et comportements importants :
En somme, il va falloir mettre en œuvre un Plan d’Actions afin de procéder à un certain nombre de vérifications des documents de la recherche (TMF, classeur de l’Investigateur) au travers d’actions de Monitoring, audits et/ou contrôles qualité.
La gestion humaine n’est pas en reste : formation du personnel, équipe d’astreinte (le jour de l’inspection) et leurs back-ups, information des autres fonctions susceptibles d’être sollicitées ! On peut aussi pré-identifier les personnes qui sont susceptibles d’être interviewées. C’est-à-dire celles qui sont à même de décrire les processus et les activités qui ont été conduites, qui les connaissent, qui y ont participé.
Enfin, il ne faut pas négliger la logistique. Cela va de l’accès aux locaux à la disponibilité d’une salle adaptée, pour la durée de l’inspection, en passant par la présence de traducteurs, le cas échéant (tous les Inspecteurs inspectant en France ne sont pas Français, tous les sites inspectés pas les Inspecteurs Français ne sont pas en France).
Bien entendu, aucune préparation ne garantira jamais l’absence de stress ni l’absence de constats. Ce n’est d’ailleurs pas l’objectif.
Une préparation menée de manière organisée va vous permettre de vous concentrer sur ce qui pourra poser question au cours de l’inspection. C’est-à-dire ce qui n’a pas été fait ou ne l’a pas été de la manière attendue, et qui est susceptible de modifier les conclusions de l’inspection dont les objectifs sont, d’évaluer dans quelle mesure :
Notez bien que les Inspecteurs ne connaissent pas le fonctionnement de vos organisations, ni tous les logiciels métier utilisés dans les cadre des recherches (tant chez les Investigateurs que chez les Promoteurs). Le rôle des inspectés est donc plus large que simplement produire les preuves demandées et répondre aux questions. Il peut également s’agir d’accompagner les Inspecteurs pour trouver les données recherchées. Un exemple très courant est la donnée médicale non retrouvée. Une présentation rapide du dossier médical (papier ou électronique) peut s’avérer extrêmement bénéfique. Un autre écueil souvent rencontré en inspection (comme en audit), est de penser qu’il est important que la hiérarchie soit non seulement présente, mais surtout soit seule à être interviewée.
D’un autre côté, il ne sert à rien d’essayer de cacher ce qui n’a pas été fait ou ne l’a pas été comme prévu. Il est en revanche très important de montrer que les déviations sont prises en compte, leur impact évalué et des actions mises en place pour éviter la répétition.
Après l’inspection : le Rapport (et éventuellement d’autres suites administratives). Habituellement, son contenu est le reflet de la réunion de clôture, mais il est possible que suite à la revue de leurs notes et des copies réalisées au cours de l’inspection par les Inspecteurs, il contienne quelques éléments supplémentaires.
Comme pour la préparation, il va falloir s’organiser !
Dans un monde idéal, il ne devrait rester que quelques ajustements à apporter au Plan d’Actions, lorsque le rapport arrive dans votre boite mail.
Les inspections sont très peu nombreuses au regard du nombre de recherches conduites dans le monde. « Réussir » une inspection n’est donc pas un objectif en soi. En revanche, l’inspection va pouvoir vous permettre de tester en grandeur nature votre organisation afin de démontrer que les objectifs de la recherche sont atteints, c’est-à-dire que les données obtenues sont fiables, dans un contexte garantissant le respect des droits et de la sécurité des patients, et le respect de la réglementation.
Et dans cet optique, la meilleure chose à faire reste d’anticiper et de s’organiser.
Sunnikan Consulting vous propose tout un panel de méthodes et d’outils pour la préparation aux inspections :
Notre expertise est basée sur une expérience de plusieurs années acquise au sein des Autorités de Santé, notre connaissance approfondie de la réglementation en lien avec nos prestations de veille réglementaires et la connaissance des enjeux opérationnels des essais cliniques.
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Philippe FARFOUR, Consultant Senior, 22 novembre 2024
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